年度末は、
年に一度の繁忙期

HITOWAキッズライフのような保育事業を運営する企業にとって、最も重要な財源となっているのが国や自治体からの補助金である。

現在、同社においてその補助金申請や報告を担当する部署で働いているのが彼女。2017年に新卒でHITOWAグループへと入社。半年間の介護スタッフとしての勤務を経て、現在の部署へ異動した。

「正直、最初は“大変な部署へ異動してきてしまったな”と思いました（笑）」独特の緊張感がある部署だった。新たに担当することになる補助金関連の業務は失敗が許されない。万が一手続きに抜け漏れがあると、園の経営に直結するほど重要な役割だからだ。

「ミスしないように慎重にやらなきゃ……！」用意されていた業務マニュアルを参考にし、時には先輩たちに教えを仰ぎながら少しずつ業務に取り組んでいった。

「ちょっとは慣れてきたかも」春の訪れとともにそんな手応えを感じ始めた頃、職場の雰囲気が少しずつピリついてくるのを感じた。この部署にとって、年度末は1年で一番の繁忙期だったのだ。

求められるのは、ミスなく
スピーディーにやり切ること

「もう○○区の担当の方に連絡した？」
「配置要件はちゃんと満たしている？」

3月になると、部内でこういったやり取りが盛んに行なわれるようになった。年度末は今年度の実績報告と来年度の申請が重なるタイミング。通常時の倍ほどのやり取りが発生する時期だった。

「え……めっちゃ忙しいんだけど……！」部署全体でやり取りする自治体は、約30自治体。そのうち約15の自治体を担当していた。目まぐるしい毎日に戸惑う彼女。さらに忙しさに輪をかけたのは、自治体から届く補助金の要綱だった。補助金の要綱は毎年更新される。自治体によっては1年限りの補助金もあるため、きちんと要綱の内容をインプットできていなければ、担当者とのやり取りがちぐはぐなものになってしまう可能性があった。

しかも、補助金の額は自社の採用計画にも影響を与える。補助金が決まらない限り、自社の採用チームは動き出せない。自分の業務が遅延してしまえば、優秀な人材をみすみす取り逃がしてしまうリスクがある。そのため、ミスがないことはもちろん、スピーディーにやり切る必要がある。責任は重大だった。「これは、“想像以上”だ……」油断すると目の前にタスクが次々に積まれていくような怒涛の日々。思わず弱音を吐きたくなってしまうこともあった。

できることから
コツコツと

「悩んでいても仕方ない！できることからひとつずつクリアしていかないと！」

彼女が選んだのは、とにかく地道なやり方だった。業務マニュアルをベースに、先輩たちの教えを活かしながら、業務に取り組んだ。先輩たちの存在は本当に大きかった。「特定の誰かということではなく、先輩方みなさんから“この先輩のココを真似しよう”とハイブリッド的に取り入れました。ありがたいことに先輩たちからも自治体ごとに気をつけたほうがいいポイントを共有してくれたので、事前に防げたミスも多くあったと思います」

その他彼女が意識したのは「期限を守る」ということ。具体的には、自治体からメールが届いた時点で期限と内容を確認し、各園や他部署へ展開する必要があるのか、それとも自分の部署内で完結できるのかを把握し、選別。自部署内で完結しないものであれば、その日のうちに展開し、意識的に自分がボールを持たないようにすることで、期限ギリギリにならないよう心がけた。

「ただ、要綱を読んでいても内容が理解できないことってあるんです。そういうときは、すぐに自治体に質問する。すると“提出する前に聞いてくれた”と好印象を抱いてくれるのか、すごく丁寧に教えてくれるんですよ」もちろん、自治体への”聞き方”も工夫した。電話で質問するときは、あまりかしこまりすぎずにフランクに伝える。それによって、自治体の担当者との関係性も築いていった。その結果、彼女は無事に繁忙期を乗り越えられた。地道な取り組みが、結果に繋がったのだった。

地道な取り組みが、
社会からの信頼を勝ち得る

何度も繁忙期を乗り越え、すっかり部署の中心人物へと成長を遂げた彼女。

各自治体の担当者からの信頼も厚く「HITOWAさんなら大丈夫だと思いますよ」といわれるまでに。これまでの取り組みが、自治体からの信頼に繋がったのだ。

そして今は社外だけではなく、社内にも目を向けている。「要綱は毎年更新されるので、常にインプットしています。でも、インプットし続けてきたおかげで、今ではやり取りしているほぼ全ての自治体の補助金について頭に入っているような状態です。先輩たちのように、自分もグループ内から頼られる人間になりたいですね」

同時に、業務マニュアルのブラッシュアップにも余念がない。自分が「他の自治体で同じようなミスが起きるかもしれない」と感じた箇所は、すぐに上長へ。報告書を作成し、他のメンバーのミスを未然に防いでいる。

「かつて自分が背中を追いかけた先輩たちのようになれるのかはわかりません。私は私なりに、後輩から頼られるような存在を目指したいと思います。その結果、保育園で働くスタッフや園長がより働きやすく、保育園に通うお子さんやご家族に更に質の高い保育を提供でき、社会からの信頼を獲得できたら素敵ですね」そう語るまなざしには、自らの仕事に対する確かな誇りと責任が宿っていた。